 | Partage d’expert SAS Beeznet, parce que nos experts font gagner en performance en éclairant les problématiques les plus souvent rencontrées sur le terrain : la gestion du temps et des priorités. Avec la contribution des experts engagés Beeznet : Miguel (Prestataire engagé Flexodev), Eric (Prestataire engagé Exaltex), Véronique (Prestataire engagé Versiq), Vamara (Prestataire engagé Amdyral), Vincent (Prestataire engagé Synertal). |
Partage d’expert SAS beeznet «Gestion du temps et des priorités»
« On n’a jamais le temps, on le prend… C’est une question de priorités ! »
« Un bûcheron avait tellement d’arbres à abattre qu’il n’avait jamais le temps d’aiguiser sa hache. »
« On n’a jamais le temps de bien faire, mais toujours le temps pour refaire. » (Walter Roland)
…
Les adages sur la gestion du temps ne se comptent plus.
Voici les principales recommandations : Tout n’est que question….
… de priorité : des tâches entre elles et de disponibilité.
… d’adaptabilité : savoir changer ses priorités. Arbitrer en permanence.
… de réactivité : avoir un reporting précis d’avancement et savoir informer rapidement des changements.
1 – Les bons réflexes face au temps
- important vs urgent vs critique : Considérer l’important (analyser et planifier) avant l’urgent car sinon, on se laisse aspirer par l’urgence et on ne traite jamais l’important. Le « critique » (sur les chemin critique au sens de la planification, ou conditionne le déclenchement d’autres taches..) est toujours traiter en priorité
- réflexion vs basique : distinguer les actions qui nécessitent de la réflexion (à planifier à des moments de calme, concentration, de pleine disponibilité intellectuelle..) des actions basiques qu’on peut faire n’importe où ou n’importe quand.
- singes vs délégation : déléguer à des responsables compétents (cadrer, missionner, apporter de l’aide et contrôler) ce n’est pas se débarrasser du sujet (« refiler son singe sur l’épaule l’autre »).
- planifier vs imprévus : prévoir du temps dans son agenda pour traiter les sujets, planifier les actions selon les 4 niveaux de planification (voir au BeezMap) et le monde parfait n’existant pas, re-planifier à chaque imprévu.
2 – Le comportement personnel face au temps
Sur le plan personnel, chacun peut faire un travail sur lui-même et collectif (voir Interactions relationnelles au BeezMap) :
- Savoir dire « NON ».
- Savoir « perdre » du temps pour en gagner : s’organiser, trier… voir ci-après.
- Se centrer sur sa valeur ajoutée dans sa fonction : à chacun son travail, à chacun ses responsabilités, ne pas faire le travail des autres responsables, confier aux autres experts et responsables les actions de leur ressort…
- Traiter, classer ou jeter (pas de pile « à voir plus tard », elle ne fera que grossir).
- Jongler avec les 4 boules du temps : le temps pour le boss, le temps pour l’interne, le temps pour l’externe, le temps pour moi.
- Prendre 10′ chaque jour pour organiser sa(ses) journée(s) :
| • Lister tout ce que vous faites pendant la journée, • Organiser, arbitrer, planifier, traiter, trier, jeter, • Prévoir du temps pour faire, • Ré-arbiter, ajuster… et adapter régulièrement. |  |
3 – Éviter de « perdre du temps »
Rester vigilant sur les multiples facteurs qui font perdre du temps :
Pour cela:
- Former et responsabiliser les différents acteurs pour augmenter la délégation et l’autonomie.
- Arbitrer, décider, prioriser lors des différentes instances.
- Regrouper toutes les actions de niveau 4 (voir au BeezMap) dans un seul et unique plan d’actions.
4 – S’organiser pour « gagner » du temps
Utiliser la loi de Pareto pour trier les tâches (actions) en trois classes A-B-C :
• Classe A : 20% des tâches représentent 80% de notre temps de travail
• Classe B : 30% des tâches ne représentent que 15%
• Classe C : 50% des tâches ne représentent que 5%
Porter l’essentiel de l’effort sur les classes B et C :
• Regrouper les tâches B et C : par paquet (thèmes, responsables, processus…).
• Réaménager la priorité : établir un pareto multicritères en fonction des priorités/urgences/criticités, effort requis, valeur ajoutée, délégable ou pas…
• Re-planifier : identifier le temps disponible, dégager les blocs de temps pour les nouvelles tâches ou tâches récurrentes :
– aménager des temps de repos, des plages de temps disponibles…
– être réaliste,
– tenir compte des moments de la journée, de la nature des tâches, …
• Déléguer, sous-traiter … et contrôler.