Partage d’expert SAS Beeznet, parce que nos experts font gagner en performance en éclairant les problématiques les plus souvent rencontrées sur le terrain : la gestion du temps et des priorités. Avec la contribution des experts engagés Beeznet : Miguel (Flexodev), Eric (Exaltex), Véronique (Versiq), Vamara (Amdyral), Vincent (Synertal).

Partage d’expert SAS beeznet «Gestion du temps et des priorités»

« On n’a jamais le temps, on le prend… C’est une question de priorités ! »
« Un bûcheron avait tellement d’arbres à abattre qu’il n’avait jamais le temps d’aiguiser sa hache. »
« On n’a jamais le temps de bien faire, mais toujours le temps pour refaire. » (Walter Roland)
…
Les adages sur la gestion du temps ne se comptent plus.

Voici les principales recommandations : Tout n’est que question….
… de priorité : des tâches entre elles et de disponibilité.
… d’adaptabilité : savoir changer ses priorités. Arbitrer en permanence.
… de réactivité : avoir un reporting précis d’avancement et savoir informer rapidement des changements.

1 – Les bons réflexes face au temps

• important vs urgent vs critique : Considérer l’important (analyser et planifier) avant l’urgent car sinon, on se laisse aspirer par l’urgence et on ne traite jamais l’important. Le « critique » (sur les chemin critique au sens de la planification, ou conditionne le déclenchement d’autres taches..)‏ est toujours traiter en priorité
• réflexion vs basique : distinguer les actions qui nécessitent de la réflexion (à planifier à des moments de calme, concentration, de pleine disponibilité intellectuelle..) des actions basiques qu’on peut faire n’importe où ou n’importe quand.
• singes vs délégation : déléguer à des responsables compétents (cadrer, missionner, apporter de l’aide et contrôler) ce n’est pas se débarrasser du sujet (« refiler son singe sur l’épaule l’autre »).
• planifier vs imprévus : prévoir du temps dans son agenda pour traiter les sujets, planifier les actions selon les 4 niveaux de planification (voir au BeezMap) et le monde parfait n’existant pas, re-planifier à chaque imprévu.

2 – Le comportement personnel face au temps

Sur le plan personnel, chacun peut faire un travail sur lui-même et collectif (voir Interactions relationnelles au BeezMap) :

• Savoir dire « NON ».
• Savoir « perdre » du temps pour en gagner : s’organiser, trier… voir ci-après.
• Se centrer sur sa valeur ajoutée dans sa fonction : à chacun son travail, à chacun ses responsabilités, ne pas faire le travail des autres responsables, confier aux autres experts et responsables les actions de leur ressort…
• Traiter, classer ou jeter (pas de pile « à voir plus tard », elle ne fera que grossir).
• Jongler avec les 4 boules du temps : le temps pour le boss, le temps pour l’interne, le temps pour l’externe, le temps pour moi.
• Prendre 10′ chaque jour pour organiser sa(ses) journée(s)‏ :

• Lister tout ce que vous faites pendant la journée, • Organiser, arbitrer, planifier, traiter, trier, jeter, • Prévoir du temps pour faire, • Ré-arbiter, ajuster… et adapter régulièrement.

3 – Éviter de « perdre du temps »

Rester vigilant sur les multiples facteurs qui font perdre du temps :

4 – S’organiser pour « gagner » du temps

Utiliser la loi de Pareto pour trier les tâches (actions) en trois classes A-B-C :
• Classe A : 20% des tâches représentent 80% de notre temps de travail
• Classe B : 30% des tâches ne représentent que 15%
• Classe C : 50% des tâches ne représentent que 5%

Porter l’essentiel de l’effort sur les classes B et C :
• Regrouper les tâches B et C : par paquet (thèmes, responsables, processus…).
• Réaménager la priorité : établir un pareto multicritères en fonction des priorités/urgences/criticités, effort requis, valeur ajoutée, délégable ou pas…
• Re-planifier : identifier le temps disponible, dégager les blocs de temps pour les nouvelles tâches ou tâches récurrentes :
– aménager des temps de repos, des plages de temps disponibles…
– être réaliste,
– tenir compte des moments de la journée, de la nature des tâches, …
• Déléguer, sous-traiter … et contrôler.

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