Ce grand groupe international industriel français a pour objectif d’optimiser et déployer la documentation du Groupe de façon plus rationnelle et cohérente.
- tous les sites sont multi-certifiés et possèdent donc leur propre système documentaire.
- La documentation existante est composée d’une centaine de documents, de différentes natures, en mode présentation, texte ou tableur, avec des chapitres identifiés comme étant des exigences, des recommandations ou des outils.
- Les opérationnels et managers ont du mal à s’approprier la documentation.
- Les approches de gestions de la documentation sont différentes d’une filiale à l’autre et d’un pays à l’autre.
- Les exigences , en entrée du corpus documentaires sont de différentes natures : risques, exigences légales-réglementaires, exigences de développement durable, performance/ lean, protection des actifs, innovation….
Le Groupe souhaite animer une dynamique documentaire métier sur base d’exigences et de bonnes pratiques communes :
• en optimisant son corpus documentaire pour qu’il soit mieux approprié par les filiales,
• en le déployant de façon structurée et cohérente.
Après une première analyse, Beeznet préconise un accompagnement opérationnel en sept phases :
1- PHASE 1 – Établissement de la feuille de route : Analyser l’existant en regard des thématiques évoquées dans les phases 1 à 7, guide de questionnement, interviews des parties prenantes, compte rendu d’entretien, debriefing
PHASE 2 – Déterminer, structurer et prioriser les exigences qui vont orienter le contenu de la document en tant que moyen de maîtrise opérationnelle
PHASE 3 – Organiser et structurer le corpus documentaire existant (en processus, domaine, niveaux (de la politique à la procédure)…)
PHASE 4 – Identifier les compléments documentaires et réorganiser les contenus (séparer les politiques, exigences, recommandations, outils…)
PHASE 5 – Harmoniser et revoir la forme des documents
PHASE 6 – Déterminer les dispositifs de mise à disposition et d’accès à la documentation (Gestion électronique de document, gestion de Contenu d’Entreprise / ECMS)
SAS Beeznet a mobilisé pour ce projet une équipe complémentaire : Véronique (prestataire engagée Versiq), Philippe (prestataire engagé Sapita) et Vincent (prestataire engagé Synertal).
Ce projet s’appuie sur les bonnes pratiques de gestion de la documentation capitalisées par les prestataires engagés Beeznet depuis plus de 20 ans: voir notamment le BeezFlash « De la documentation à l’information documentée », présentation du Entreprise Content Management System.