 | Partage d’expert SAS Beeznet, parce que nos experts font gagner en performance en éclairant les problématiques les plus souvent rencontrées sur le terrain : Pa gestion du temps et des priorités. Avec la contribution des prestataires engagés Beeznet : Miguel (Prestataire engagé Flexodev), Eric (Prestataire engagé Exaltex), Véronique (Prestataire engagé Versiq), Vamara (Prestataire engagé Amdyral), Vincent (Prestataire engagé Synertal). |
On n’a jamais le temps, on le prend… Tout est question de priorité ! Un bûcheron avait tellement d’arbres a abattre qu’il n’avait jamais le temps d’aiguiser sa hache… « On n’a jamais le temps de bien faire mais toujours le temps pour refaire » (Walter Roland)… Les adages sur la gestion du temps ne se comptent plus.
Voici les principales recommandations : Tout n’est que question ….
… de priorité : des tâches entre elles et de disponibilité.
… d’adaptabilité : savoir changer ses priorités. Arbitrer en permanence.
… de réactivité : avoir un reporting précis d’avancement et savoir informer rapidement des changements.
1- Les bons réflexes face au temps
- important vs urgent vs critique : Considérer l’important (analyser et planifier) avant l’urgent car sinon, on se laisse aspirer par l’urgence et on ne traite jamais l’important. Le « critique » (sur les chemin critique au sens de la planification, ou conditionne le déclenchement d’autres taches..) est toujours traiter en priorité
- réflexion vs basique : distinguer les actions qui nécessitent de la réflexion (à planifier à des moments de calme, concentration, de pleine disponibilité intellectuelle..) des actions basiques qu’on peut faire n’importe où ou n’importe quand.
- singes vs délégation : déléguer à des responsables compétents (cadrer, missionner, apporter de l’aide et contrôler) ce n’est pas se débarrasser du sujet (« refiler son singe sur l’épaule l’autre »).
- planifier vs imprévus : prévoir du temps dans son agenda pour traiter les sujets, planifier les actions selon les 4 niveaux de planification (voir au BeezMap) et le monde parfait n’existant pas, re-planifier à chaque imprévu.
2- Le comportement personnel face au temps
Sur le plan personnel, chacun peut faire un travail sur lui-même et collectif (voir Interactions relationnelles au BeezMap) :
- Savoir dire NON.
- Savoir « perdre » du temps pour en gagner : s’organiser, trier… voir ci-après.
- Savoir se centrer sur sa valeur ajoutée dans sa fonction (à chacun son travail, à chacun ses responsabilités, ne pas faire le travail des autres responsables, confier aux autres experts et responsables les actions de leur ressort…).
- Savoir traiter, classer ou jeter (pas de pile « à voir plus tard », elle ne fera que grossir).
- Savoir jongler avec les 4 boules du temps : le temps pour le boss, le temps pour l’interne, le temps pour l’externe, le temps pour moi.
- Prendre 10mn chaque jour pour organiser sa (ses) journée(s) :
| • Lister tout ce que vous faites pendant la journée • Organiser, arbitrer, planifier, traiter, trier, jeter • Prévoir du temps pour faire •Ré-arbiter, ajuster, adapter régulièrement. |  |
3- Éviter de « perdre du temps »
Différents facteurs font perdre du temps
 | Pour cela: – Former et responsabiliser les différents acteurs pour augmenter la délégation et l’autonomie. – Arbitrer, décider, prioriser lors des différentes instances. – Regrouper toutes les actions de niveau 4 (voir au BeezMap) dans un seul et unique plan d’action. |
4- S’organiser pour « gagner » du temps
Utiliser la loi de Pareto pour trier les tâches (actions) en quatre classes A-B-C) :
• Classe A : 20% des tâches représentent 80% de notre temps de travail
• Classe B : 30% des tâches ne représentent que 15%
• Classe C : 50% des tâches ne représentent que 5%
Porter l’essentiel de l’effort sur les classes B et C :
• Regrouper les taches B et C par paquet (thèmes, responsables, processus…).
• Réaménager la priorité. faire un pareto multi-critères en fonction des priorités/ urgence/ criticité, temps requis, valeur ajouté, délégable ou pas, …
• Re-planifier, identifier le temps disponible, dégager les blocs de temps pour les nouvelles tâches ou tâches récurrentes :
– aménager des temps de repos, des plages de temps disponibles…
– être réaliste
– tenir compte des moments de la journée, de la nature des tâches, …
• Déléguer, sous-traiter … et contrôler.